NOUVELLE-AQUITAINE
Organiser un séminaire
d’entreprise à Bordeaux
Nous avons produit à Bordeaux une convention de cadres dirigeants sur deux journées et plusieurs lieux, dont un stade privatisé pour l’occasion. Deux cent cinquante participants, cinq jours de montage.
Un séminaire réparti sur plusieurs lieux
Réunir les directeurs de plusieurs entités sur deux jours à Bordeaux a supposé de chercher et de privatiser les lieux, d’héberger les deux cent cinquante participants, d’organiser les transferts entre les sites, puis de produire les plénières, les conférences, les ateliers et la soirée de gala.
Un programme multi-sites se joue sur les transferts. C’est ce qui décide du nombre de techniciens et de la faisabilité du planning, bien plus que la technique elle-même.
Privatiser un stade
Un stade n’est pas conçu pour une plénière. L’acoustique, les accès, la distribution électrique et les circulations demandent une préparation particulière, et le lieu impose ses propres équipes.
Ce que nous y produisons
Conventions, séminaires de direction, assemblées générales, soirées de gala et animations de cohésion.
Venir à Bordeaux
Deux heures de Paris Montparnasse en train, et un aéroport international à vingt minutes du centre. Pour une convention nationale réunissant des participants venus de plusieurs régions, c’est l’une des villes les mieux desservies de France.
Le tramway dessert l’essentiel des lieux de congrès, ce qui simplifie les transferts entre deux sites quand le programme en impose.
Un programme sur deux journées
Deux jours, c’est une plénière d’ouverture, des ateliers en parallèle, une soirée, puis une matinée de restitution. Chacun de ces moments demande une configuration différente, et parfois une salle différente.
Le point qui décide du budget n’est pas la technique mais le nombre de reconfigurations et de transferts. Nous l’expliquons dans notre article sur le budget d’un séminaire d’entreprise.
Grande jauge
Au-delà de deux cents participants, un séminaire change de nature : la sonorisation de conférence devient un sujet à part entière, la visibilité depuis le fond de salle impose de l’écran, et la gestion des flux devient aussi importante que le contenu. Nous traitons ce basculement dans notre article sur la convention de grande jauge.
Les familles de lieux bordelais
Bordeaux offre quatre familles de lieux, et le programme se construit différemment selon celle que l’on retient. Le palais des congrès et les parcs d’exposition traitent les grandes jauges avec des accès et une puissance électrique prévus pour cela. Les stades et grandes enceintes, privatisés, produisent un effet considérable sur une plénière, au prix d’une acoustique et de circulations à traiter sérieusement. Les chais et domaines viticoles sont la demande la plus fréquente pour une soirée, et ce sont presque toujours des lieux sans régie, sans accroche et avec une puissance limitée. Les hangars et bâtiments industriels des bassins à flot, enfin, donnent le cadre le plus contemporain et demandent tout à apporter.
Dans les trois dernières familles, un parc technique qui se déplace n’est pas un confort, c’est la condition pour que le lieu soit utilisable.
Le calendrier local, qui se respecte
Septembre est à Bordeaux une période particulière : les vendanges mobilisent les domaines, et un chai disponible en juin ne l’est pas forcément à la fin de l’été. Les grands salons professionnels de la ville occupent par ailleurs les mêmes semaines les lieux de congrès et les hôtels.
Concrètement, une convention de rentrée se réserve beaucoup plus tôt qu’une convention de printemps, et l’hébergement se bloque avant le lieu, pas après. C’est une des rares villes où nous conseillons de fixer la date en fonction de la disponibilité hôtelière.
Loger et déplacer deux cents personnes
Au-delà de cent cinquante participants, l’hébergement se répartit sur plusieurs établissements, et le programme doit en tenir compte : horaires de navettes, points de ramassage, temps de trajet réels aux heures de pointe, et marge pour les retardataires.
Le tramway dessert une partie des lieux de congrès, ce qui simplifie les journées de travail mais ne remplace pas des navettes pour une soirée qui se termine tard. Nous dimensionnons les transferts sur l’heure de fin, parce que c’est le moment où une organisation se juge.
Questions fréquentes
Peut-on organiser une soirée dans un chai ou un domaine viticole ?
Oui, c’est la demande la plus fréquente à Bordeaux. Ce sont presque toujours des lieux sans régie, sans points d’accroche et avec une puissance électrique limitée : tout est à apporter, ce que permet un parc technique qui se déplace.
Quelles périodes faut-il éviter pour un séminaire à Bordeaux ?
Septembre est délicat : les vendanges mobilisent les domaines et les grands salons professionnels occupent les mêmes semaines les lieux de congrès et les hôtels. Une convention de rentrée se réserve beaucoup plus tôt qu’une convention de printemps.
Comment gérez-vous un programme réparti sur plusieurs lieux ?
Par les transferts, qui décident du nombre de techniciens et de la faisabilité du planning bien plus que la technique elle-même. Nous dimensionnons les navettes sur l’heure de fin, parce que c’est le moment où une organisation se juge.